欠員時の代務探しに時間がかかる
勤務可能日、経験現場、教育状況を電話や個別の表で確認している。
戸田市・さいたま市・県南 ビル管理・清掃・設備保守業向け業務改善
シフト・日報・点検を、
現場ごとにつなぐ。
勤怠システムや会計ソフトは、そのままで構いません。急な欠員対応、紙の日報、写真整理、顧客ごとの報告書作成など、現場と事務所の間に残る手作業を1つずつ減らします。
- 埼玉県内は訪問無料
- 1業務から開始
- 既存システムを活用
TODAY'S FIELD SERVICE 本日の現場
更新中 稼働現場 18件
完了 11件
要確認 2件
BM-018
大宮駅前ビル定期清掃・2名
完了 BM-024
戸田物流センター空調点検・資格者同行
作業中 BM-031
川口マンション代務手配・07:30開始
要確認 日報・写真・月次報告まで、同じ現場番号で管理 →
1現場から試行定期清掃・巡回点検など対象を限定
既存勤怠を活用入れ替えず、必要なデータだけ連携
訪問相談無料埼玉県内の現場・事務所へ訪問
よくある課題
現場が増えるほど、確認と作り直しも増えていませんか。
人の配置、作業品質、設備履歴、顧客報告が別々に管理されると、急な変更や月末の報告作成が一部の担当者へ集中します。
現場条件と資格者がつながらない
入場条件や必要資格を知る担当者が限られ、割当のたびに確認が必要になる。
紙の日報と写真を事務所で整理
作業後に日報、KY、点検表、写真を回収し、顧客用の形式へ転記している。
顧客ごとに報告書を作り分ける
同じ作業内容でも様式が異なり、毎月コピーと貼り付けを繰り返している。
不具合対応の履歴が分散する
受付、担当手配、協力会社、交換部品、完了写真がメールや紙に分かれている。
追加作業が請求へ届かない
現場で頼まれた作業や材料費が、月末まで営業・請求担当へ共有されない。
目指す状態
現場番号を軸に、予定から報告・請求までつなぐ。
現場スタッフの入力を増やさず、作業時に必要な確認と報告がそのまま次の業務へ届く流れをつくります。
01 依頼・定期予定 契約／作業内容／期限
→ 02 配置・代務 スタッフ／資格／入場条件
→ 03 スマホ報告 日報／写真／点検／KY
→ 04 報告・請求 月次報告／追加作業／原価
入力項目を増やすことではなく、同じ情報を何度も確認・転記しない流れをつくることが目的です。
改善メニュー
清掃・点検・保守の1業務から、必要な部分だけつくります。
勤怠や給与を入れ替えるのではなく、現場配置と作業報告の間など、既存システムで埋まっていない部分を対象にします。
01 最初におすすめ
スマホ日報・写真・KY報告
現場を選び、チェック、作業時間、写真、特記事項をスマホから登録。顧客報告に使える形で残します。
- 紙の日報を削減
- 写真を現場別に整理
- 未提出を一覧化
02
シフト・代務・資格者配置
勤務可能条件、経験現場、保有資格、教育状況をまとめ、欠員時の候補者を探しやすくします。
- 急な欠員対応
- 重複配置を予防
- 入場条件を確認
03
建物・設備台帳と点検予定
建物、設備、型式、保守履歴、交換部品、次回点検日をまとめ、現場から確認できるようにします。
- 点検期限の通知
- 過去修理を検索
- 設備別の履歴
04
顧客別の報告書作成
日報と写真から、顧客ごとの月次報告書や作業完了報告を定型形式で出力します。
- 転記を削減
- 様式別に出力
- 提出状況を管理
05
不具合・協力会社の進捗管理
受付、現地確認、見積、協力会社手配、完了確認までを案件単位で残します。
- 対応漏れを防止
- 協力会社と共有
- 完了写真を保存
06
追加作業・請求候補管理
契約外作業、材料、応援人員を現場で記録し、承認後に請求候補へ送ります。
- 請求漏れを削減
- 原価も同時に記録
- 現場別収支へ連携
私たちの方針
「勤怠システムの入れ替え」から始めません。
まず、現場責任者、スタッフ、事務担当の皆さまから、配置変更と作業報告がどう流れているかを伺います。
手順の見直しや、現在の勤怠・表計算ソフトで解決できる場合は、その方法をご提案します。新しい仕組みをつくるのは、それが最も費用対効果の高い場合だけです。
01
既存の勤怠・給与を残す勤務実績は現在のシステムへ渡せる形を先に検討します。
02
現場の入力を最小限にするチェックと写真を中心にし、同じ内容を何度も入力させません。
03
1現場で試してから広げる報告様式や運用を確認し、使える形にしてから他現場へ展開します。
進め方・料金 いきなり開発せず、
いきなり開発せず、
小さな診断から始めます。
初回相談
無料30〜45分
経営者または業務責任者の方から、困っている業務を伺います。訪問・オンラインどちらでも対応します。
業務改善クイック診断
30万円・税別
対象業務を1つに絞り、経営者・現場へのヒアリング、業務フロー、改善候補3〜5件をまとめます。
小型ツール・システム開発
80万円〜・税別
診断結果をもとに、効果の大きい1業務から実装。本格的な業務システムは130〜200万円が目安です。
診断後に、開発を見送っても構いません。
手順変更や既存ツールの設定で十分な場合は、システムをつくらない選択肢も含めてご報告します。
プロフィール
代表 / 業務改善・ITパートナー 徳田 祥(とくだ しょう)
2016年にドコモ・システムズ株式会社に新卒入社。その後、複数のWeb系ベンチャー・スタートアップにて10年以上システム開発に携わる。
株式会社医薬情報ネットで開発リーダー・エンジニアリングマネージャーを務めた後、
株式会社MEBAISの取締役CPO(開発責任者)として、医療系サービスの立ち上げから安定運営までを主導。
2019年から企業のシステム開発・業務改善を継続して支援。
埼玉県内の中小企業の業務改善を専門とする。埼玉県戸田市在住。
- 資格・免許
- データベーススペシャリスト 情報セキュリティスペシャリスト 応用情報技術者 基本情報技術者 日商簿記3級 普通自動車免許
対応エリア: 戸田市・蕨市・さいたま市をはじめとする埼玉県を中心に、関東圏全域に対応。
オンラインでは全国からのご相談を受け付けています(訪問は埼玉県内無料、県外は交通費のみ実費)。
よくある質問
ご相談前の疑問にお答えします。
すでに勤怠・給与システムを使っています。
原則として置き換えません。現場配置や報告に必要な情報を整理し、CSVなどで既存システムへ渡せる方法を検討します。
現場スタッフがスマートフォン操作に慣れていません。
現場選択、チェック、写真撮影など必要な操作を絞ります。まず1現場・少人数で試し、迷う箇所を直してから広げます。
顧客ごとに報告書の形式が違います。
現在の様式を確認し、共通データから複数の形式へ出力する設計ができます。完全自動化が難しい場合も、転記量を減らすところから始めます。
労務や法令の判断も任せられますか。
記録・承認・期限管理の仕組みは設計できます。法令解釈や労務判断が必要な場合は、社会保険労務士などの専門家確認を前提に進めます。
30 MINUTES / FREE
まず、1現場分のシフトと報告書を見せてください。
急な変更、紙の回収、報告書作成のどこに手間が集中しているかを一緒に確認します。
埼玉県内は訪問、オンラインは全国対応です。
無料相談の日程を選ぶ メールで相談する 平日 10:00〜18:00 / 訪問・オンライン